Protection des données
Politique de confidentialité
Établie conformément à la loi fédérale suisse sur la protection des données révisée et au règlement (UE) 2016/679. Dernière mise à jour : 28 septembre 2026.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est Hymotek SA, Route du Pavillon 2, 1182 Gilly (VD), Suisse, qui exploite l'activité sous la marque Pavillon Groupe. Les dossiers sont instruits et conservés à Gilly. Aucun autre établissement n'est ouvert au public.
Toute question relative aux données personnelles s'adresse à contact@pavillongroup.ch. Les coordonnées complètes figurent aux mentions légales.
2. Données que nous collectons
La collecte commence au dépôt d'une candidature, qui est confidentielle. Nous ne collectons que les données nécessaires à l'exécution de nos prestations et à nos obligations légales. Elles proviennent de vous, de registres publics, ou des autorités et établissements avec lesquels nous traitons votre dossier.
- Données de contact : nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale, langue de correspondance.
- Données de qualification : prestation demandée, pays de résidence de l'ayant droit économique, forme sociale et canton envisagés, activité réelle, chiffre d'affaires estimé, contenu libre de votre message.
- Données d'identification légale : copie de la pièce d'identité, justificatif de domicile, informations relatives à l'ayant droit économique, origine des fonds — collectées au titre de la loi sur le blanchiment d'argent lorsque nous agissons comme intermédiaire financier.
- Données de société : statuts, extraits de registre, organigramme de détention, comptes annuels, pièces comptables, correspondance officielle reçue à l'adresse de domiciliation.
- Données de facturation : coordonnées de paiement, historique des honoraires,
- Données techniques : journaux du serveur d'hébergement, comprenant l'adresse IP tronquée, la date et l'heure de la requête et le type de navigateur.
Nous ne collectons ni donnée de santé, ni conviction religieuse, politique ou syndicale, ni donnée biométrique. Si un document en contient de manière incidente, occultez-la avant envoi.
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale (RGPD) | Conservation |
|---|---|---|
| Réponse à une question adressée par le formulaire | Mesures précontractuelles — art. 6.1.b | 2 ans |
| Instruction d'une candidature, confidentielle | Mesures précontractuelles — art. 6.1.b | 10 ans |
| Exécution du mandat de domiciliation ou d'organe résident | Exécution du contrat — art. 6.1.b | Durée du mandat |
| Identification LBA et vérification de l'ayant droit économique | Obligation légale — art. 6.1.c | 10 ans |
| Tenue des livres et conservation des pièces (art. 958f CO) | Obligation légale — art. 6.1.c | 10 ans |
| Facturation, recouvrement, défense de nos droits | Intérêt légitime — art. 6.1.f | 10 ans |
| Sécurité du site et journalisation technique | Intérêt légitime — art. 6.1.f | 12 mois |
| Envoi d'informations non sollicitées | Consentement — art. 6.1.a | Jusqu'au retrait |
En droit suisse, ces mêmes traitements reposent sur l'exécution du contrat, l'obligation légale ou l'intérêt prépondérant du responsable. Un refus de fournir les données d'identification légales nous empêche d'accepter le mandat : c'est une conséquence de notre statut de domiciliataire. Les pièces d'une candidature sont conservées même en cas de refus, parce que la décision doit pouvoir être justifiée.
4. Destinataires
Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni exploitées à des fins publicitaires. Elles sont communiquées uniquement :
- aux autorités auprès desquelles la démarche est accomplie : registre du commerce vaudois, administration fiscale, caisse de compensation AVS, notaire instrumentant ;
- aux établissements bancaires sollicités, dans le cadre du dossier de compliance que vous nous demandez de constituer ;
- à notre organisme d'autorégulation et à ses réviseurs, dans le cadre des contrôles périodiques prévus par la loi sur le blanchiment d'argent ;
- à nos sous-traitants techniques — hébergeur, service de messagerie, portail client — liés par un contrat de sous-traitance et tenus au secret ;
- à un conseil externe, avocat ou fiscaliste, uniquement avec votre accord préalable.
5. Transferts hors de Suisse
Le responsable du traitement est établi en Suisse et les dossiers y sont conservés. Les démarches que nous accomplissons pour vous sont suisses : aucun transfert n'est nécessaire à leur exécution.
La Suisse bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne ; un transfert depuis l'Union européenne vers la Suisse s'opère sur ce fondement.
Aucun transfert n'est opéré vers un pays tiers dépourvu de protection adéquate. Si un tel transfert devenait indispensable — hébergement, messagerie, conseil externe —, il ferait l'objet de clauses contractuelles types et vous en seriez informé au préalable.
6. Durées de conservation
Les pièces comptables, la correspondance et les justificatifs sont conservés dix ans (art. 958f CO). Même durée pour les documents d'identification LBA, dès la fin de la relation d'affaires.
Les candidatures restées sans suite, sans instruction ouverte, sont supprimées au terme de deux ans. Les journaux techniques sont purgés après douze mois. Au-delà de ces délais, les données sont effacées ou anonymisées de manière irréversible.
7. Vos droits
Vous disposez, selon la loi qui vous est applicable, des droits suivants : accès à vos données, rectification des données inexactes, effacement lorsque aucune obligation légale ne s'y oppose, limitation du traitement, opposition à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, portabilité des données que vous nous avez fournies, et retrait du consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci.
La demande s'exerce par écrit à contact@pavillongroup.ch. Nous répondons dans le mois, après vérification de votre identité. L'effacement ne peut porter ni sur les pièces soumises à la conservation décennale, ni sur les documents d'identification LBA : la loi nous impose de les garder.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence à Berne. Si le règlement général sur la protection des données vous est applicable, l'autorité de contrôle de votre État de résidence peut également être saisie.
8. Sécurité
Les pièces d'identité et les justificatifs de fonds ne transitent jamais par messagerie ordinaire. Les accès sont nominatifs, les échanges chiffrés en transit, les archives tenues accessibles pendant toute la durée légale. Le secret professionnel s'applique au-delà de la fin du mandat.
9. Cookies et mesure d'audience
Ce site ne dépose aucun cookie publicitaire, ne recourt à aucun traceur tiers de profilage et n'utilise pas le stockage local du navigateur à des fins de suivi. Les seuls fichiers susceptibles d'être déposés sont strictement nécessaires au fonctionnement du site et à sa sécurité ; ils ne requièrent pas de consentement.
Les polices de caractères sont chargées depuis un service tiers, auquel l'adresse IP du visiteur est transmise au moment de l'affichage. Une mesure d'audience, si elle était mise en place, le serait sous forme anonymisée et cette section serait mise à jour.
10. Modifications et contact
Cette politique peut être adaptée pour tenir compte d'évolutions légales ou de changements dans nos prestations. La date de mise à jour figure en tête de page ; toute modification substantielle est notifiée aux clients sous mandat. Le mandat lui-même est régi par nos conditions générales ; les coordonnées figurent sur la page contact et l'éditeur aux mentions légales.