Conditions générales

1. Objet et champ d'application

Elles régissent deux prestations distinctes : la domiciliation d'une société suisse à l'adresse c/o Hymotek SA, Route du Pavillon 2, 1182 Gilly (VD), et le mandat d'organe résident — administrateur de SA, gérant de Sàrl.

Elles s'appliquent à l'exclusion de toute condition du client ; la lettre de mission signée prime. Aucune prestation comptable, fiscale ou bancaire n'est comprise.

2. Candidature, entretien, décision

Aucun contrat n'est conclu sans instruction préalable. Le dépôt d'une candidature est confidentiel : un dossier, un entretien non facturé, puis une décision écrite sous cinq jours ouvrés — acceptation, demande de compléments ou refus motivé.

Pour le seul mandat d'organe, l'instruction est renforcée : ayant droit économique, réalité de l'activité, comptes, autorisations sectorielles, prime de risque.

Ni la domiciliation ni le mandat d'organe ne donnent lieu à des frais d'examen, d'entrée ou de mise en service, ni à aucun dépôt de garantie ou provision.

3. Obligations du domiciliataire

Le domiciliataire met à disposition une adresse physique permettant la notification d'actes officiels ; aucune case postale n'est proposée, l'art. 117 ORC l'excluant. Il remet la déclaration écrite de domiciliataire exigée par cette disposition, mention « c/o Hymotek SA », avant le dépôt au registre vaudois.

Il s'engage en outre à : numériser le courrier sous 4 heures ouvrées ; répondre par écrit sous 24 heures ; déposer tout dossier au registre sous 5 jours ouvrés dès pièces complètes ; conserver les pièces dix ans (art. 958f CO) ; signaler sans délai toute notification officielle.

Le contrat ne confère aucun droit d'usage de locaux : ni bureau, ni salle de réunion, ni poste de travail. Un manquement répété à l'un de ces délais annule les honoraires du mois concerné. Voir la méthode.

4. Obligations du client

Le client garantit que la société exerce une activité réelle et que l'adresse ne masque pas un centre de direction effectif situé ailleurs. Une adresse fictive expose à une dissolution d'office pour carence (art. 731b CO).

Il tient ses informations à jour : tout changement d'adresse, d'associés, d'organes, de capital, d'activité ou de résidence fiscale est communiqué sans délai.

Au titre de la loi sur le blanchiment d'argent, il fournit les pièces identifiant l'ayant droit économique, personne physique, jusqu'au terme de la chaîne de détention : pièce d'identité valable, justificatif de domicile, origine des fonds, organigramme. Il les actualise à première demande, y compris en cours de mandat. Lorsque le domiciliataire gère à titre fiduciaire le patrimoine d'une société de domicile, il intervient comme intermédiaire financier affilié à un organisme d'autorégulation. Le client s'interdit enfin de domicilier à l'adresse une autre entité que celle du contrat.

5. Courrier

Le courrier est reçu, ouvert sur instruction générale donnée au contrat, numérisé puis archivé. Les plis marqués personnels ne sont pas ouverts : ils sont signalés, tenus à disposition ou réexpédiés. Les actes officiels sont signalés immédiatement, hors du délai de quatre heures. La réexpédition est incluse, sans surcoût.

6. Durée et résiliation — préavis de six mois

Le contrat est conclu pour une durée indéterminée et se renouvelle par mois. Le mandat d'organe est résiliable de part et d'autre moyennant un préavis de six mois pour la fin d'un mois, notifié par écrit : ce délai permet la nomination d'un successeur, l'annonce de la démission au registre et la reddition des comptes, et évite au client une carence (art. 731b CO). La domiciliation seule obéit à un préavis de trente jours.

Aucune indemnité ni honoraire de sortie n'est dû, y compris en cas de transfert vers un confrère ; seuls les honoraires courus jusqu'à l'échéance du préavis restent exigibles. Le client procède ensuite au transfert du siège dans les trente jours, faute de quoi le domiciliataire est fondé à informer le registre que la déclaration est révoquée. Les pièces soumises à la conservation décennale restent archivées et accessibles.

7. Honoraires et indexation

Les honoraires sont facturés d'avance, payables à trente jours, hors TVA de 8,1 %, et fixes pendant douze mois. Toute révision, indexation comprise, est notifiée soixante jours avant sa prise d'effet ; le client qui la refuse résilie sans pénalité. Toute prestation hors forfait fait l'objet d'un devis préalable.

Après mise en demeure restée quinze jours sans effet, la réexpédition et l'assistance peuvent être suspendues ; la notification du courrier officiel est maintenue.

8. Mandat d'organe

Le mandat d'organe n'est subordonné à aucun dépôt de garantie ni provision. Ses honoraires, prime de risque comprise, sont facturés d'avance, mois par mois.

L'organe répond du dommage (art. 754 CO) et solidairement des cotisations sociales (art. 52 LAVS) ainsi que de la TVA : ce risque est porté par la prime de risque, et le domiciliataire peut résilier immédiatement dans les cas du chiffre 10.

Le mandat n'est pas conditionné à la reprise de la comptabilité, mais il est indissociable de la domiciliation : l'organe ne siège pas dans une société dont il ne maîtrise pas l'adresse de notification. Voir le mandat d'organe.

9. Responsabilité

Le domiciliataire répond du dommage causé par une faute dans l'exécution de ses obligations, à l'exclusion du dommage indirect, de la perte de gain, du préjudice de réputation et des conséquences d'une décision d'une autorité ou d'une banque. Sauf faute grave, sa responsabilité est limitée aux honoraires perçus les douze mois précédant le fait dommageable. Il ne répond pas d'informations inexactes, incomplètes ou tardives du client.

10. Résiliation immédiate

Le domiciliataire peut résilier avec effet immédiat, sans indemnité : refus ou impossibilité de documenter l'ayant droit économique ou l'origine des fonds ; activité fictive ou différente de l'activité déclarée ; soupçon fondé d'infraction, notamment de blanchiment ; usage de l'adresse par une entité non désignée ; non-paiement persistant après mise en demeure ; ou situation dont le maintien l'exposerait à violer ses obligations légales. La résiliation emporte révocation de la déclaration de domiciliataire et information du registre ; les obligations légales de communication aux autorités sont réservées.

11. Confidentialité et données personnelles

Les parties sont tenues au secret au-delà de la fin du contrat. Le traitement des données est décrit dans notre politique de confidentialité.

12. Modification, nullité partielle

Toute modification est notifiée par écrit soixante jours avant son entrée en vigueur. Une clause nulle est remplacée par une disposition valable d'effet équivalent, les autres restant applicables.

13. Droit applicable et for

Les présentes conditions sont soumises au droit suisse, à l'exclusion des règles de conflit de lois. Le for exclusif est celui du siège d'Hymotek SA, à Gilly, canton de Vaud, sous réserve des fors impératifs. Coordonnées de l'éditeur aux mentions légales ; questions à contact@pavillongroup.ch.